Wielu importerów traktuje deklarację REACH jako dokument potwierdzający zgodność produktu z wymaganiami rozporządzenia. Często jest to jedyny dokument dotyczący substancji chemicznych, jaki otrzymują od producenta.
Problem polega na tym, że deklaracja REACH jest wyłącznie oświadczeniem dostawcy. Sama w sobie nie potwierdza zgodności produktu z wymaganiami prawa ani nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za produkt wprowadzany na rynek.
Czy oznacza to, że deklaracje są bezwartościowe? Nie. Trzeba jednak wiedzieć, kiedy rzeczywiście mają znaczenie, a kiedy ich wartość dowodowa jest niewielka.
Deklaracja REACH nie jest dokumentem wymaganym przez przepisy
W przeciwieństwie do deklaracji zgodności UE sporządzanej na podstawie dyrektyw i rozporządzeń nowego podejścia, rozporządzenie REACH nie przewiduje urzędowego wzoru deklaracji dla wyrobów.
Nie istnieje również obowiązek wystawiania dokumentów takich jak:
- REACH Declaration,
- REACH Compliance Statement,
- Declaration of Conformity to REACH,
- SVHC Declaration.
Są to dokumenty tworzone przez samych producentów lub dostawców. Ich forma, zakres i szczegółowość zależą wyłącznie od podmiotu, który je przygotował.
Samo otrzymanie deklaracji nie oznacza więc, że produkt został rzetelnie zweryfikowany pod kątem wymagań REACH.
Deklaracja to tylko oświadczenie
W praktyce wiele deklaracji sprowadza się do jednego zdania:
"We hereby declare that the product complies with Regulation (EC) No 1907/2006 (REACH)."
Brzmi profesjonalnie, ale z punktu widzenia compliance niewiele wnosi.
Taki dokument nie odpowiada na podstawowe pytania:
- jakie wymagania REACH zostały zweryfikowane,
- czy oceniono zgodność z Załącznikiem XVII,
- czy przeanalizowano aktualną Listę Kandydacką,
- na podstawie jakich informacji sporządzono deklarację,
- czy producent przeprowadził jakąkolwiek analizę produktu.
Deklaracja mówi więc przede wszystkim co twierdzi producent, a nie dlaczego tak twierdzi.
Czy każda część REACH wymaga takiego samego podejścia?
To właśnie tutaj pojawia się najważniejsza różnica.
Choć zarówno Załącznik XVII, jak i Lista Kandydacka są częścią rozporządzenia REACH, ich charakter jest zupełnie inny. W konsekwencji inaczej należy również oceniać wartość deklaracji otrzymanej od dostawcy.
Lista Kandydacka – deklaracja może mieć realną wartość
W przypadku Listy Kandydackiej (SVHC) producent zazwyczaj opiera swoje oświadczenie na informacjach otrzymanych od dostawców materiałów i komponentów.
Jeżeli posiada uporządkowany łańcuch dostaw, zbiera deklaracje od swoich poddostawców oraz monitoruje kolejne aktualizacje Listy Kandydackiej publikowane przez ECHA, jego deklaracja może być wartościowym elementem dokumentacji.
Oczywiście nadal pozostaje oświadczeniem, ale może świadczyć o tym, że producent rzeczywiście zarządza ryzykiem związanym z substancjami SVHC.
Załącznik XVII – samo oświadczenie to zwykle za mało
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku Załącznika XVII.
Zawarte w nim ograniczenia dotyczą konkretnych substancji oraz maksymalnych dopuszczalnych stężeń w określonych wyrobach. W razie kontroli lub zakwestionowania zgodności produktu przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, że wymagania rzeczywiście zostały spełnione.
Sama deklaracja producenta zazwyczaj nie pokazuje:
- jakie substancje zostały zweryfikowane,
- według jakich metod dokonano oceny,
- jakie materiały objęto analizą,
- na podstawie jakich danych potwierdzono zgodność.
Dlatego w przypadku Załącznika XVII znacznie większą wartość mają dokumenty pokazujące w jaki sposób producent doszedł do wniosku, że produkt spełnia wymagania. Mogą to być między innymi raporty z badań, dokumentacja materiałowa, informacje od producentów komponentów lub inne wiarygodne dane techniczne.
Deklaracja ma dokładnie taką wartość, jak proces, który za nią stoi
To najważniejsza zasada, o której warto pamiętać.
Dwie deklaracje mogą wyglądać niemal identycznie, a mimo to ich wartość będzie zupełnie różna.
Pierwsza może być wynikiem szczegółowej analizy materiałów, oceny dokumentacji od poddostawców oraz regularnego monitorowania zmian w przepisach.
Druga może zostać wygenerowana w kilka minut na podstawie gotowego szablonu.
Dla importera oba dokumenty wyglądają podobnie.
Różnica pojawi się dopiero wtedy, gdy klient, jednostka certyfikująca lub organ nadzoru poprosi o uzasadnienie przedstawionego oświadczenia.
Jak rozpoznać wartościową deklarację?
Nie decyduje o tym atrakcyjny papier firmowy ani podpis członka zarządu.
Znacznie ważniejsze jest to, czy producent potrafi odpowiedzieć na pytania dotyczące procesu zgodności.
Dobrym sygnałem jest sytuacja, gdy dostawca potrafi wyjaśnić:
- jakie wymagania REACH zostały zweryfikowane,
- do której wersji Listy Kandydackiej odnosi się deklaracja,
- jakie materiały lub komponenty objęto analizą,
- jak wygląda proces monitorowania zmian w przepisach,
- jak zarządza zmianami materiałowymi u swoich dostawców.
Jeżeli producent bez problemu odpowiada na takie pytania, deklaracja staje się znacznie bardziej wiarygodna.
Czerwone flagi
Szczególną ostrożność warto zachować, gdy deklaracja:
- ogranicza się do jednego zdania: "Product complies with REACH"
- nie wskazuje konkretnego modelu produktu,
- nie zawiera daty wystawienia,
- nie odnosi się do aktualnej Listy Kandydackiej,
- została wystawiona wiele lat temu i nigdy nie była aktualizowana,
- obejmuje wszystkie produkty producenta,
- nie wskazuje osoby odpowiedzialnej za jej przygotowanie.
Żaden z tych elementów nie przesądza o niezgodności produktu, ale powinien skłonić importera do zadania dodatkowych pytań.
Co powinien zrobić importer?
Deklarację REACH warto traktować jako początek procesu oceny zgodności, a nie jego zakończenie.
Dobrą praktyką jest:
- sprawdzenie, czy dokument dotyczy konkretnego produktu,
- zweryfikowanie daty jego wystawienia,
- ustalenie, czy odnosi się do aktualnych wymagań REACH,
- zapytanie dostawcy, na jakiej podstawie przygotowano deklarację,
- ocenienie, czy producent posiada uporządkowany proces zarządzania zgodnością chemiczną swoich produktów.
W przypadku deklaracji dotyczących Listy Kandydackiej warto również upewnić się, że producent monitoruje kolejne aktualizacje publikowane przez ECHA. Natomiast przy wymaganiach wynikających z Załącznika XVII warto wiedzieć, czy producent dysponuje dokumentacją pozwalającą wykazać, że zgodność została rzeczywiście zweryfikowana.
Podsumowanie
Deklaracja REACH nie jest dowodem zgodności produktu.
Może być wartościowym elementem dokumentacji, ale jej znaczenie zależy od tego, czego dotyczy i na jakich informacjach została oparta.
W przypadku Listy Kandydackiej dobrze przygotowana deklaracja może świadczyć o prawidłowo zarządzanym łańcuchu dostaw i stanowić istotny element oceny zgodności.
W przypadku Załącznika XVII samo oświadczenie producenta zwykle nie wystarcza do wykazania, że produkt spełnia obowiązujące ograniczenia. Znacznie większe znaczenie ma możliwość przedstawienia dokumentacji pokazującej, w jaki sposób zgodność została zweryfikowana.
Dlatego warto patrzeć nie tylko na sam dokument, ale przede wszystkim na proces, który za nim stoi. To właśnie on najlepiej pokazuje, czy producent rzeczywiście zarządza zgodnością swoich produktów z wymaganiami rozporządzenia REACH.
W kolejnym artykule pokażemy, jak postępować w sytuacji, gdy w produkcie zostanie wykryta substancja z Listy Kandydackiej lub naruszenie wymagań REACH oraz jakie obowiązki mogą z tego wynikać.